各二级学院：
为规范学校学生行为管理，维护学校正常教学管理秩序，根据《普通高等学校学生管理规定》（中华人民共和国教育部令第41号）和《滁州学院本科生学年学分制学籍管理办法》（校政教〔2017〕39号）文件规定，学校开展学籍清查工作，具体通知如下：
一、清查对象
（一）休学、保留学籍期满，在两周内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的学生；
（二）根据学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残不能继续在校学习的学生；
（三）未经批准连续两周未参加学校规定的教学活动的学生；
（四）申请保留入学资格满一年未按期返校报到的学生（不包括保留入学资格参军入伍学生）。
二、 处理流程
（一）学院核查清理（2024年3月25日-2024年4月10日）
1.对办理保留入学资格和保留学籍参军入伍的学生，学院要与学生取得联系，确认其是否退役，如学生仍在服役，学生应提供部队的服役证明材料（标明服务期限）；如已经退役且不超过两年的，提醒其须在退役后两年内办理复学手续；如已经退役超过两年的，则联系其办理退学手续。
2.对部分学生已退役但未满两年的或在部队服役期间考取军校计划不再返校继续完成学业的学生，学院须协助办理退学手续。
3.对长期不在校或不参加教学活动的学生，学院应及时联系学生或家长，让其充分了解学校相关政策，及时办理退学等相应手续。
4.对拒不配合办理退学手续和失联学生，根据相关文件规定对其学籍予以清理。
根据学信网和教务管理系统数据，我校有118人（各学院具体名单单独下发，请更新学生个人信息），学院可作参考清理学生名单。如有其他情况需要清理的学生，也可随本次学籍清理工作处理。
（二）核查结果告知（2024年4月11日-2024年5月9日）
为确保学籍清理工作各个环节合理合法，各学院应及时将学籍清理结果和处理决定告知学生。学院可利用学籍信息、身份证信息、学生档案以及户籍信息等相关材料联系学生。具体要求如下：
1.学籍清理结果告知书的格式：见附件1。
2.告知方式：
（1）使用EMS邮政快递（必须有回执）。注意：勾选“实物返单”，并在快递单的内件品名中明确标记“&&&同学学籍清理结果告知书”。EMS回执单上应有收件人签字和邮局邮戳。
（2）微信、QQ、电话等。注意：采用网络通讯或电话方式告知，告知前必须确认对方人员信息为学生本人，同时将“&&&同学学籍清理结果告知书”寄送或发送给学生，且学生回复已收到并知晓处理结果，保留相应截图和电话录音。
3.邮寄地址：若确实无法联系到学生的或者学生配合不积极的。可将学籍清理结果告知书邮寄给学生法定地址。如：即身份证或户口本上的地址，或者学生档案中有公安机关盖章的地址。
若可以联系到学生，且学生愿意办理退学等手续的，让其尽快到校办理手续；也可将退学等申请表格寄给学生，由学生和家长签字后，学院协助办理手续。
（三）复审及处理（2024年5月10日-2024年5月30日）
学校对各学院提交的学籍清理结果进行复审并网站公示，程序合法材料充分的报校长办公会研究，确认处理意见后再次告知学生学校最终处理结论。
三、材料提交
请各学院于2023年5月10日前将学籍清理相关材料报教务处。如下：
1.学院学籍清理结果、处理意见和告知情况汇总表（纸质和电子材料）（见附件2）。
2.学院告知环节材料：学籍清理结果告知书的复印件、告知学生的EMS实物返单原件（快递单的内件品名中明确标记“&&&同学学籍清理结果告知书”，EMS回执单上应有收件人签字和邮局邮戳）、EMS官网查询的快递单进度信息完整截图（加盖学院印章），微信或QQ告知信息截图、电话告知录音等。
3.学院召开党政联席会议对学生做出退学决定的材料。
学籍清理工作严肃且特殊，各环节须清晰明确。如有特殊情况的，可与教务处学籍科联系。
联系人：胡老师
联系方式：0550-3510013
特此通知。
附件：
2.
XX学院学籍清理结果、处理意见和告知情况汇总表.docx
滁州学院教务处
2024年3月25日
